Technika Pomodoro® pomaga skutecznie zwiększyć produktywność, skoncentrować się na celu i po prostu działać, bez względu na to, czy mamy motywację, czy nie. Korzysta z niej ponad 2 miliony ludzi na całym świecie, a jej nazwa pochodzi od kuchennego timera w kształcie pomidora. Polega na prostym założeniu – pracujemy w blokach czasowych poprzeplatanych krótkimi przerwami.
Czy potrzebuję narzędzia do zwiększenia produktywności?
Ktoś może powiedzieć, że przeżył już kilkadziesiąt lat i, zamiast marnować czas na szukanie nowych metod, po prostu robił co ma robić. Zdecydowanie nie każdy ich potrzebuje i nie zamierzam nikogo przekonywać, że jest inaczej. Jeśli ktoś jest zadowolony z tego jak działa i przynosi mu to dobre rezultaty, to niech działaj tak dalej. Jestem całym sercem za tym, żeby działać z tym, co się ma i tak jak ci wygodnie.
Niestety duża część z nas miewa problemy ze skupieniem się i łatwo się rozprasza. Żyjemy w ciągłym biegu i zewsząd atakuje nas cała masa nowych bodźców. Wszystko w naszej przestrzeni zabiega o naszą uwagę i sztaby ludzi pracują nad tym, żeby prześcigać się w robieniu tego jak najlepiej. Efektem tego trendu są chociażby wszechobecne powiadomienia, które według moich osobistych kryteriów są jedną z najgorszych rzeczy dla naszej produktywności.
Oczywiście powiadomienia można wyłączyć i ograniczyć je do niezbędnego życiowo minimum. Najważniejsza jednak nie jest tu ilość powiadomień jaką dostajemy, ale sposób w jaki działają one na nasz mózg. Wszelkie powiadomienia, flagi i dźwięki dobiegające z naszego telefonu są dla naszego mózgu „wyzwalaczem”. Dają sygnał, że czeka na nas nowa informacja.
Co ma produktywność do nawyków?
Wyobraź sobie, że właśnie pracujesz nad czymś ważnym i nagle dostajesz powiadomienie. Wszystko jedno czy jest to dźwięk w telefonie, czy wyskakujące okienko na komputerze. Sprawdzisz od razu? Czy zignorujesz?
W naszej głowie pojawia się gonitwa myśli: Co jeśli wydarzyło się coś ważnego? Może omija nas właśnie jakaś kluczowa informacja? Gwarantuję, że większość z nas sprawdzi wiadomość od razu i nie ma w tym nic dziwnego. Do głosu dochodzą reakcje o podłożu psychologicznym. W taki właśnie sposób wpadamy w tzw. pętlę nawyku i dlatego tak trudno nam te powiadomienia ignorować. Przeczytanie wiadomości jest dla nas „nagrodą”, na którą czekamy. W taki sam sposób palacz nie może oprzeć się zapaleniu kolejnego papierosa
A przecież powiadomienia to tylko jeden z rozpraszaczy w naszej przestrzeni. Nagle zadzwoni telefon, dzieci zabiegają o uwagę, wyskoczy nam ważne spotkanie, zasłuchamy się w muzykę czy audycję radiową. Rozpraszaczem może być dosłownie wszystko, co powoduje, że odrywamy się od pracy. Łącznie z porządkowaniem szafek w kuchni i robieniem prania, bo akurat w tym momencie to wydawało się ważniejsze.
Jeśli jesteś jedną z tych osób, która nie zwraca uwagi na żadne rozpraszacze i po prostu siada do pracy to szczerze zazdroszczę. Jeśli jednak należysz to drugiej grupy i (jak ja) masz czasem problemy ze skupieniem się na pracy, to metody zarządzania czasem potrafią zdziałać cuda. I tak dochodzimy do Techniki Pomodoro.
Czym jest Technika Pomodoro?
Technikę zwaną Pomodoro wymyślił w 1990 roku Francesco Cirillo, który jako student rejestrował w ten sposób postępy w nauce. Nazwa pochodzi od kuchennego timera w kształcie pomidora. W niektórych domach do dzisiaj wykorzystuje się je do odmierzania czasu np. gotowania ziemniaków.
Istotą tej metody jest podzielenie projektu, jaki mamy do zrealizowania, na zadania możliwe do wykonania w krótkich odcinkach czasu, zwanych właśnie “pomodoro”. Pomiędzy jednym, a drugim odcinkiem pracy robimy krótką przerwę.
Pomodoro jest systemem cyklicznym. Polega na powtarzaniu odcinków pracy i regularnych przerw pomiędzy nimi, co sprawia, że jesteśmy bardziej produktywni. Ten sposób pracy w pozytywny sposób wpływa na naszą zdolność koncentracji i sprzyja większemu skupieniu.
Sama technika jest banalnie prosta. Jedyne czego potrzebujesz to jakiekolwiek urządzenie, które pomoże ci odmierzać czas. Może to być kuchenny timer albo zegar w telefonie. Nie potrzebujesz żadnych dodatkowych aplikacji, książek czy narzędzi (chociaż na rynku znajdziesz ich całe mnóstwo).
Technika Pomodoro® w 6 krokach:
Przez rozpoczęciem pracy, przygotuj sobie listę zadań do wykonania na dany dzień. Popatrz na listę realistycznie i nie szalej z ilością. Metoda Pomodoro jest skuteczna, ale nie rozciągnie nam doby.
1. Wybierz zadanie, które chcesz wykonać.
Wybierz jedno zadanie z listy rzeczy do zrobienia. Ważne, żeby decyzję o tym, co konkretnie będziesz robić podjąć przed rozpoczęciem procesu. Dzięki temu nie marnujesz czasu na zastanawianie się. Najlepiej, jeśli będzie to zadanie, które w całości zdołasz wykonać w wyznaczonym czasie. Jeśli masz przed sobą większy projekt, podziel go na mniejsze zadania, które będziesz w stanie w tym czasie zrealizować.
2. Ustaw zegar na 25 minut.
Zgodnie z założeniami twórcy, jeden odcinek pracy trwa dokładnie 25 minut i na taki czas ustawiasz odliczanie zegara.
3. Pracuj nieprzerwanie, dopóki nie zadzwoni zegar.
To najważniejsza część procesu. Przez 25 minut pracujesz w absolutnym skupieniu do momentu, w którym usłyszysz sygnał oznajmiający koniec czasu.
4. Po sygnale dzwonka, odhacz wykonane zadanie.
To najprzyjemniejszy moment – odhaczasz ukończone zadanie. Może się to wydawać mało istotne, ale checklisty bardzo dobrze działają na naszą psychikę. Spisanie i odhaczanie zadań pomaga śledzić postępy i wspomaga motywację.
5. Zrób krótką przerwę, zanim zaczniesz kolejną sesję Pomodoro.
Teraz czas na nagrodę i odpoczynek. Przez 5-10 minut rób coś niezwiązanego z pracą – zrób sobie kawę, przeciągnij się, weź głęboki oddech. Zrelaksuj się i daj odpocząć głowie.
6. Po 4 cyklach Pomodoro, zrób sobie dłuższą przerwę (ok. 30 min).
Po 4 skończonych cyklach (4 odcinki pracy plus przerwy) czas na dłuższy relaks. Zanim zaczniesz dalszą pracę daj czas swojemu mózgowi na przyswojenie nowych informacji i odpoczynek. Idź na spacer, zjedz obiad, poczytaj książkę. Rób to, co pomaga ci się w pełni zrelaksować.
Przeszkody i rozpraszacze
Technika Pomodoro jest jedną z najprostszych i przez to najbardziej popularnych metod zarządzania czasem. Bardzo łatwo możesz ją przetestować i sprawdzić we własnym kontekście.
Już w czasie pierwszych testów (albo i przed nimi) w twojej głowie zapewne pojawi się podstawowe pytanie:
- Co jeśli w trakcie pracy przypomni mi się coś ważnego?
- Co jeśli zadzwoni telefon/ktoś mi przeszkodzi?
Kiedy coś lub ktoś przeszkodzi nam w pracy możemy zrobić dokładnie 2 rzeczy: przerwać pracę lub kontynuować.
I wbrew pozorom sprowadzenie tego problemu do poziomu odpowiedzi TAK/NIE pomaga lepiej takimi sytuacjami zarządzać.
Pierwsze pytanie jakie musisz sobie zadać to:
- Czy to (czymkolwiek nasz przeszkadzasz jest) może poczekać?
Jeśli się nad tym dobrze zastanowimy, to naprawdę niewiele sytuacji w życiu jest na tyle krytycznych, że nie mogą poczekać kilkunastu minut. Ważne, żeby szanować swój czas i swoją pracę. Im częściej ją przerywasz, tym mniej efektywnie pracujesz.
Co radzą twórcy Pomodoro w każdej z tych sytuacji?
- Przerywasz pracę.
Jeśli musisz przerwać pracę – zadzwoni telefon, musisz zająć się dziećmi, zwołano nagle ważne spotkanie w firmie – po prostu zatrzymaj zegar. Zacznij od nowa liczenie czasu, kiedy ponownie zasiądziesz do pracy.
- Kontynuujesz pracę.
Jeśli nagle coś ci się przypomniało, ale możesz zająć się tym później, zanotuj tę myśl na kartce lub w notesie. Do takiej listy możesz wrócić w dowolnym momencie po zakończeniu danego odcinka Pomodoro.
Poinformuj, negocjuj, planuj i wracaj do tematu pózniej
Czy powyższe przykłady oznaczają, że każdy telefon lub wizyta domowników/pracowników powodują przerwanie pracy?
Wręcz przeciwnie. Pomodoro wymaga dyscypliny nie tylko wobec siebie, ale i wobec otoczenia. Kluczem jest tutaj asertywność wobec osób, które nawet nieświadomie, mogą zakłócać twoją pracę.
Zbudowanie nawyku pracy w skupieniu wymaga systematyczności. To umiejętność jak każda inna i nasz mózg potrzebuje czasu, by przyzwyczaić się do nowego systemu. Dobra wiadomość jest taka, że z czasem praca z Pomodoro przynosi coraz lepsze efekty i coraz łatwiej nam osiągnąć wysoki poziom skupienia. Ważne jest, żeby od początku ustalić pewne podstawowe zasady i przyzwyczajać do nich osoby w naszym otoczeniu.
Co zrobić kiedy współpracownicy lub rodzina przerwą naszą pracę?
Jeśli jest to sprawa, która może poczekać (a lista rzeczy, które naprawdę nie mogą poczekać 25 minut wcale nie jest taka długa), twórcy metody Pomodoro sugerują skorzystanie z czterostopniowej metody komunikacji:
- Poinformuj – powiedz, że pracujesz nad czymś ważnym;
- Negocjuj – ustal, kiedy możesz wrócić w tej sprawie;
- Zaplanuj – od razu zaplanuj to w kalendarzu;
- Odezwij się – wróć do danej osoby po skończeniu odcinka pomodoro.
Zdziwisz się jak często wystarczy umówić się, że wrócisz do kogoś za 10 minut. To podejście daje ci większą kontrolne nad własnym dniem, pracujesz efektywniej i jednocześnie przyzwyczajasz innych do swojego systemu pracy.
Modyfikacje Techniki Pomodoro
Załóżmy, że wpadasz w wir pracy i zegar dzwoni w najmniej odpowiednim momencie?
Co jeśli potrzebujesz kolejnych 5-10 minut na skończenie zadania?
Technika Pomodoro daje pewien szablon, ale to od ciebie zależy, w jaki sposób z niego skorzystasz. Jak z każdą metodą ważne, żeby dopasować ją do swoich potrzeb.
Często łatwiej i szybciej wykonasz zadanie kontynuując pracę 10 minut dłużej niż wracając do niego później. Po przerwie może Ci być trudno wrócić dokładnie do tego samego miejsca i odtworzyć ten sam tok myślenia. Może się okazać, że potrzebujesz dużo więcej czasu na skończenie zadania później, szczególnie jeśli twoja przerwa trwa dłużej niż kilka minut.
Jeśli czujesz, że 25 minut to dla ciebie za mało, ustaw timer na 30 albo 40 minut. Żadna pomidorowa policja nie będzie cię ścigać, jeśli wydłużysz czas pracy i/lub czas przerwy. Podobnie, jeśli blok 25 minut to dla ciebie za długo, dopasuj ten czas do swoich potrzeb. To metoda jest dla ciebie, a nie odwrotnie.
Zalety Techniki Pomodoro
Co sprawia, że Technika Pomodoro jest najczęściej wykorzystywaną techniką w zarządzaniu czasem?
- prostota – nie potrzebujesz żadnych dodatkowych narzędzi, wystarczy timer w telefonie;
- praca w krótkich odcinkach czasu sprzyja koncentracji – każdy jest w stanie usiąść i pracować przez 25 minut;
- regularne przerwy dodatkowo wzmacniają motywację – to nagroda, której twój mózg wyczekuje;
- elastyczność – możesz dostosować metodę do siebie i zamiast cyklu 25/5 zrobić 30/10 lub 45/15 w zależności co się najlepiej u Ciebie sprawdza;
- uczy lepszego rozkładania pracy i planowania – z czasem coraz łatwiej będzie ci szacować ile czasu potrzebujesz na wykonanie konkretnych zadań. To pomoże lepiej planować przyszłe projekty;
- zwiększa produktywność – działasz bez względu na to, czy masz motywację do pracy czy nie;
- uniwersalność – można ją wykorzystać do wielu rzeczy – pracy, nauki, rozwoju osobistego.
Podsumowanie
Technika Pomodoro może nam pomóc skoncentrować się na celu i po prostu działać, bez względu na to, czy mamy motywację, czy nie. Sukcesywne odhaczanie kolejnych zadań buduje nasze przekonanie, że jesteśmy w stanie ukończyć kolejne etapy i zrealizować zaplanowany cel. Buduje nasze poczucie sprawczości. Jest to metoda uniwersalna i może być stosowana przez każdego.
Z doświadczenia wiem, że Pomodoro pomaga szczególnie przy zadaniach żmudnych i takich, których nie mamy specjalnej ochoty wykonywać. Warto dobrze wykorzystać przerwę na „nagradzanie się”, np. przez zrobienie ulubionej kawy, przeczytanie fragmentu książki. Im większą przyjemność będziemy kojarzyć z przerwą, tym łatwiej będzie nam zasiąść do pracy.
W artykule 3 bezpłatne aplikacje zwiększające produktywność znajdziesz moją ulubioną aplikację do pracy techniką Pomodoro.
Chcesz lepiej zorganizować swoją pracę i nauczyć się lepiej zarządzać swoim czasem? Sprawdź mój Workbook skutecznego planowania, który pokaże Ci, jak rozbijać duże cele na małe zadania.
Opis Techniki Pomodoro® oraz dane liczbowe na podstawie oficjalnych informacji na stronie twórców: https://francescocirillo.com
