Próbujesz się skupić, ale ciągle coś Cię rozprasza?
Masz wrażenie, że kolejne godziny przeciekają, jak woda przez durszlak?
Chcesz działać skuteczniej i lepiej wykorzystać swój czas?
Jeśli odpowiedź choć na jedno pytanie brzmi tak, to mam dla Ciebie rozwiązanie.
Praca w blokach pozwoli Ci zapanować nad chaosem i skupić się na najważniejszych zadaniach. W tym artykule dowiesz się, czym jest praca w blokach, poznasz najważniejsze korzyści i nieoczywiste wskazówki, które pomogą Ci wcielić ten system w życie.
Dla kogo jest ta metoda?
Praca w blokach najlepiej sprawdzi się dla osób, które muszą samodzielnie zorganizować swój czas, osób pracujących zdalnie, właścicieli małych firm, czy studentów chcących zorganizować naukę.
Na czym polega praca w blokach?
Wyobraź sobie taki obrazek: Wchodzisz do swojego biura (również tego domowego) lub rozkładasz laptopa przy ulubionym stoliku w kawiarni. Masz przed sobą cały dzień pełen możliwości. Co zrobisz z tym czasem? Czy wiesz, jak go najlepiej zagospodarować? Czy masz swój dzień zorganizowany w optymalny sposób, który naprawdę pozwoli Ci osiągnąć cele?
Z pomocą przychodzi właśnie praca w blokach.
Praca w blokach to metoda zarządzania czasem polegająca na podzieleniu dnia na odcinki czasowe, zwane blokami. Następnie każdemu z takich bloków przypisujemy konkretne zadanie (lub grupę zadań). Istotą tej metody jest skupienie się na jednym zadaniu w danym bloku. Dopiero po zakończeniu danego działania przechodzimy do innego.
Na pierwszy rzut oka planowanie w blokach może kojarzyć się, ze zwyczajnym rozmieszczaniem zadań w kalendarzu. Wiele osób spłyca tę metodę tylko do blokowania czasu na konkretne działanie. Jednak praca w blokach to znacznie więcej niż tylko ogarnianie swojego kalendarza. To sztuka strategicznego rozdzielenia czasu i energii, tak by móc w pełni wykorzystać swój potencjał i skupić się na najważniejszych zadaniach. To metoda, która wymaga od nas sporo dyscypliny i konsekwencji w działaniu. Jednak w nagrodę dostajemy znaczną poprawę wyników i wzrost skuteczności. Nie bez powodu praca w blokach jest ceniona przez profesjonalistów na całym świecie, od artystów po naukowców.
Praca w blokach pomaga osiągnąć tak zwany „stan flow”, w którym nasz umysł pracuje na najwyższych obrotach i jesteśmy najbardziej produktywni. Mówiąc prościej, po prostu praca idzie nam dużo szybciej i mamy lepsze pomysły.
Czas przyjrzeć się konkretnemu przykładowi.
Jak praca w blokach wygląda w praktyce?
Załóżmy, że układamy prosty plan dla osoby pracującej zdalnie. Plan oparty o pracę w blokach mógłby wyglądać mniej więcej tak:
8:00 – 8:30: Blok czasowy 1 – Odpowiadanie na e-maile
8:30 – 9:30: Blok czasowy 2 – Praca w skupieniu (Zadanie 1)
09:30 – 09:45: Przerwa
09:45 – 11:00: Blok czasowy 3 – Spotkania
11:00 – 11:15: Przerwa
11:15 – 12:45: Blok czasowy 4 – Praca w skupieniu (Zadanie 3)
12:45 – 13:30: Przerwa na lunch
13:30 – 15:00: Blok czasowy 5 (Zadanie 4)
15:00 – 15:15: Przerwa
15:15 – 16:30: Blok czasowy 6 (Zadania administracyjne)
W tym przykładzie każdy blok czasowy ma przypisane konkretne zadania, takie jak odpowiadanie na e-maile, praca w skupieniu (tu oczywiście definiujemy konkretne zadanie, nad którym będziemy pracować), spotkania czy zadania administracyjne. Przerwy między blokami pozwalają na krótki odpoczynek, niezbędny, by zachować wysoką produktywność i skupienie.
Wydaje Ci się, że za dużo tych przerw?
Tak naprawdę jest ich bardzo mało! Plan dnia podany w tym przykładzie jest mocno uproszczony i nie zawiera krótkich, 5-minutowych przerw, które powinny się znaleźć w każdym bloku, który trwa dłużej niż godzinę.
Metodę pracy w blokach szeroko opisał Cal Newport w swojej książce Deep work. Newport (profesor na Uniwersytecie Georgetown specjalizujący się w badaniu pracy głębokiej i rozproszenia uwagi) podkreśla, że nasz mózg jest zaprojektowany do głębokiej koncentracji przez krótkie odcinki czasu. Potrzebujemy regularnych przerw, żeby odpocząć i odzyskać energię.
Jakie są korzyści pracy w blokach?
O głównych zaletach pracy w blokach już trochę pisałam, ale teraz zbiorę 5 najważniejszych:
1. Zwiększasz skupienie
Największą zaletą pracy w blokach jest umożliwienie głębokiej koncentracji na jednej rzeczy. Jeden blok = skupienie na jednym konkretnym zadaniu. Dzięki temu sami tworzymy sobie przestrzeń, która eliminuje rozpraszacze i pomaga skupić się na tym, co najważniejsze. Dzięki pracy w blokach możemy osiągnąć tak zwany „stan flow”, w którym działamy najbardziej efektywnie.
2. Uczysz się lepiej planować
Praca w blokach pozwala Ci lepiej wykorzystywać swój czas. Uczysz się, ile zajmuje Ci wykonanie poszczególnych zadań i dzięki temu możesz coraz lepiej planować swój dzień. Możesz dokładniej oszacować, ile czasu potrzebujesz na realizację konkretnych zadań. Twoje plany przestają być tylko na papierze. Odzyskujesz czas, który do tej pory przeciekał Ci przez palce.
3. Świadomie wybierasz priorytety
Planując zadania, wybierasz te, które są dla Ciebie najważniejsze i to im przypisujesz kluczowe bloki pracy. Nie rozdrabniasz się na mniej istotne czynności i skupiasz się na realizacji swoich celów. Organizując swój dzień, zaczynasz od tych kroków, które w największym stopniu przyczynią się do realizacji Twoich zamierzeń.
4. Ograniczasz stres
David Allen (ojciec współczesnych systemów zarządzania zadaniami) powiedział, że Stress nie wynika z dużej ilości zadań. Jest automatyczną reakcją na zerwanie umowy z samym sobą.
Inaczej mówiąc, stres powstaje wtedy, kiedy robimy jedno, a podświadomie wiemy, że powinniśmy teraz pracować nad czymś innym. Powstaje w nas niepokój, że brakuje nam czasu na wykonanie wszystkich zadań. Inaczej mówiąc, stresujemy się, bo nie możemy się z niczym wyrobić. Planowanie w blokach pozwala lepiej kontrolować czas i uniknąć poczucia przytłoczenia.
5. Dostosowujesz dzień do siebie
Taki system planowania pozwala Ci dopasować kalendarz do siebie i swojego stylu pracy. Możesz wykorzystać swoje najbardziej produktywne godziny na wykonywanie zadań wymagających większego skupienia. Zadania bardziej rutynowe możesz zaplanować na te słabsze godziny 🙂 System pracy w blokach jest elastyczny i możesz kształtować swój dzień w zgodzie z sobą.
3 wskazówki, które pomogą Ci zmaksymalizować korzyści pracy w blokach
1. Technika Pomodoro
O Technice Pomodoro pisałam wielokrotnie, bo jestem jej wielką fanką. Polega ona na pracy przez z góry określony czas (np. 25 min), a potem na robieniu krótkiej przerwy (np. 5 min). Idealnie nadaje się ona do łączenia z planowaniem w blokach i pomaga zwiększyć efektywność tej metody. Więcej szczegółów o tej technice znajdziesz w artykule: Czym jest Technika Pomodoro?
2. Ograniczanie rozpraszaczy
Rozpraszacze to największy wróg pracy w blokach. Co z tego, że zaplanujemy sobie pracę w skupieniu, jeśli co chwilę będziemy spoglądać na wyskakujące powiadomienia w telefonie?
Najtrudniejsze zadanie to zidentyfikowanie głównych rozpraszaczy w Twoim otoczeniu i ich zminimalizowanie (lub zupełne ich wyeliminowanie jak np. wyłącznie powiadomień w telefonie). Bez tego kroku praca w blokach nie przyniesie Ci spodziewanych korzyści. Kilka przydatnych aplikacji polecam w artykule 3 bezpłatne aplikacje zwiększające produktywność i sprzyjające skupieniu.
3. Planowanie na koniec dnia
Zamiast planować na początku dnia, spróbuj zaplanować kolejny dzień na koniec poprzedniego dnia. Dzięki temu możesz od razu zabrać się do pracy bez zastanawiania się, od czego zacząć.
Chcesz poznać więcej wskazówek, które pomogą Ci skutecznie wdrożyć system pracy w blokach? Chcesz skutecznie pozbyć się rozpraszaczy i oszczędzić czas dzięki pracy w blokach? Chcesz dostać gotowe szablony do wykorzystania na co dzień wraz z instrukcją?
Sprawdź moje nowe szkolenie SKUP SIĘ! To 2 godziny konkretnej wiedzy, która pomoże Ci zacząć działać.
Podsumowanie
Planowanie w blokach to skuteczne narzędzie, które pomaga zarządzać czasem, zwiększać skupienie i osiągać cele. Dzięki podziałowi dnia na konkretne odcinki zwane blokami i przypisaniu zadań do każdego bloku możemy lepiej kontrolować nasz czas, minimalizować rozpraszacze i osiągać lepsze wyniki.
Taki system pracy daje nam niezbędną strukturę, wspiera organizację, pozwala na efektywne zarządzanie czasem i skuteczniejsze osiąganie wyznaczonych celów.
Najważniejsza jest tu konsekwencja i praktyka. Początki mogą być trudne, ale z czasem zobaczysz, że osiąganie swoich celów stanie się łatwiejsze i bardziej satysfakcjonujące, a praca będzie szła po prostu sprawniej.
